Hallo, Ciao, Salut!

Du kommunizierst fast täglich digital? Hauptsächlich per E-Mail und manchmal fragst du dich: Gibt es Tipps & Tricks bei dieser digitalen Post?

Hier sollen ein paar Netiquetten und Hilfestellungen bei dem Schreiben einer E-Mail aufgezeigt werden. Denn bei der ganzen digitalen Kommunikation solltest du nie vergessen, dass auf der anderen Seite ein Mensch sitzt!

Fragen stellen oder Vordenken heisst Nachdenken

• Warum schreibe ich diese E-Mail? Erst denken, dann schreiben. Ist die E-Mail wirklich wichtig oder sollten ich erst eine Sammlung der Inhalte vornehmen und nur eine anstatt zehn schreiben.
• Hat mich die E-Mail oder ein Sachverhalt geärgert? Nie mit zu viel Emotion schreiben und antworten. Bei sehr komplizierten Fällen, einen Entwurf schreiben OHNE EMPFÄNGER – eine Nacht darüber schlafen und am nächsten Tag lesen, nicht absenden sondern das direkte Gespräch suchen.
• Welche Funktion hat eine E-Mail? Eine E-Mail kann als Protokoll, Auflistung, Terminfindung oder auch als Datenaustausch benutzt werden aber niemals als Konfliktlöser!
• Was stand überhaupt in der E-Mail? Habe ich die E-Mail sorgfältig gelesen und richtig verstanden oder nur überflogen und bin auf die Hälfte eingangen? Es hilft manchmal direkt in die E-Mail des Absenders zu schreiben. Vor allem bei grösseren Auflistungen.
• Wie wirkt meine E-Mail? Ist die E-Mail zu spontan/zackig geantwortet, so dass es unabsichtlich schroff klingt?
• Muss ich die E-Mail mit „hoher Priorität“ schicken?
• Ist eine Lesebestätigungen sinnvoll?
• Warum kam die E-Mail nicht an?

Empfänger

• Nachlässigkeit beim Autovervollständigen falscher Empfänger…
• CC-Empfänger nur um zu petzen oder Druck auszuüben.
• Geoutet: mehrere Empfänger für alle sichtbar, Lösung BC!

Der Betreff

• Ist die E-Mail wieder auffindbar? Betreff – kein Betreff.
• Versteht mein Gegenüber den Betreff oder ist der Betreff nichtssagend.
• Nicht Sinnvoll ist das Wiederholen meines eigenen Namens.
• Unvollständiger Betreff: ein Anliegen, obwohl es um mehrere geht.
• uralter Betreff, obwohl es jetzt um was ganz anderes geht.

Die Anrede

• Man sollte die Anrede nie weggelassen und wenn möglich niemals anonym sein.
• Sehr geehrte …
• Hallo/Hi etc bei bekannten Menschen.

Struktur

• Formatierungen wählen, auch hier: weniger ist mehr.
• Stichworte.
• gezielte Absätze und Aufzählungen.
• Auf Abkürzungen verzichten.
• Auf Ironie verzichten.
• Korrekturlesen!
• Orthographie beachten!
• Betreff und Empfänger doppelt checken.
• Habe ich an alles gedacht.
• Eventuell als Entwurf speichern und später überarbeiten.

Anlagen

• Anlage ist viel zu gross.
• Anlage mit unbekannter Dateiendung; Frage: hat der Empfänger das Programm?
• Anlagen sind nicht richtig benannt und Empfänger muss sich Infos umständlich selbst zusammensuchen.
• Virus mitgeschickt…
• Verzichte auf Anlagen!

WERKZEUGE
Zum einfacheren Austausch gibt es gut ausgetüftelte ICT Tools. Hier sind drei populäre aufgelistet.

Austausch und Datenaustausch Wetransfer
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